Pourquoi faut-il gérer la terminologie ?

En résumé, une gestion en amont efficace de la terminologie permet aux entreprises de réaliser au moins 20 % d’économies sur les coûts de traduction grâce à une rédaction de contenu et une traduction plus pertinentes, tout en améliorant la qualité linguistique.

Même si le rédacteur ou le traducteur ont bénéficié d’une formation spécialisée dans le domaine, il faut quand même du temps pour rechercher la terminologie importante pendant la création de contenu et le processus de traduction. Il est donc primordial qu’ils aient à leur disposition les bons outils qui leur permettront de vérifier rapidement et dynamiquement des traductions validées, et donc de se concentrer sur ce qu’ils font de mieux : la rédaction ou la traduction technique.

Nous pouvons vous aider à organiser et gérer votre glossaire multilingue d'entreprise

7 millions de termes et 1 800 catégories

Grâce aux utilisateurs du monde entier, TermWiki.com est le site Web de terminologie le plus important au monde. Recherchez un terme et sa traduction dans plus de 100 langues.

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En traduction, la plupart des problèmes de qualité sont liés à la terminologie

Des études ont montré que le premier facteur affectant la qualité du contenu et de la traduction est l’utilisation imprécise et incohérente de termes techniques spécifiques à un secteur et un sujet particuliers.

Des termes imprécis ou incohérents provoquent certes de la confusion chez les lecteurs, mais ils peuvent également nuire à la qualité ou à la convivialité du produit. En outre, le temps passé à corriger des erreurs terminologiques génère des retards de mise sur le marché ou pire – des sommes colossales en dommages et intérêts pour des rappels de produits ou des amendes. Dans le domaine des sciences du vivant ou d’autres industries réglementées, les erreurs de terminologie peuvent également mener à des problèmes de sécurité des clients et des risques en matière de conformité réglementaire.

TaaS : une nouvelle approche de la gestion terminologique

TermWiki, premier système de Terminologie en tant que service (TaaS) de l’industrie, renouvelle l’approche traditionnelle de la gestion terminologique en donnant la possibilité aux organisations de développer, gérer et traduire efficacement leur terminologie dans un environnement collaboratif en ligne, sans avoir à installer de logiciel tiers.

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Gestion terminologique proactive

Une gestion terminologique proactive implique la création et la mise à jour d’une base de données multilingue couvrant l’ensemble de la terminologie utilisée pour les produits et les supports marketing d’une entreprise. Parce que les termes techniques peuvent être extrêmement spécifiques et que l’exactitude est primordiale, une approche au cas par cas de la gestion terminologique est simplement inefficace pour obtenir des contenus de qualité.

Des spécifications aux schémas, en passant par la documentation technique, les documents réglementaires et marketing, toutes les formes de communication d’entreprise sont rédigées par plusieurs personnes situées dans des lieux différents. C’est la raison pour laquelle la gestion terminologique est le plus sûr moyen de garantir que votre entreprise parle d’une même voix. La cohérence terminologique de vos documents traduits améliore d’une part la convivialité de vos produits et vous permet d’autre part de mieux les adapter aux marchés internationaux et d’établir une identité institutionnelle uniforme.

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Au-delà du tableau Excel

Une gestion terminologique avancée implique de mieux définir et de mieux classer les terminologies afin qu’elles puissent être appliquées à la localisation de produits et de projets spécifiques. Au-delà du simple glossaire sous forme de tableau Excel, il existe de nombreux outils tiers qui aident à recueillir, définir, classifier et rechercher la terminologie. Ces outils permettent aux traducteurs de rechercher et gérer efficacement des termes au cours de la traduction, en mettant à leur disposition une recherche automatique des traductions et un processus rationalisé de vérification de la traduction et de la cohérence des termes.

De bons outils de gestion terminologique permettent également aux rédacteurs et aux traducteurs techniques d’intégrer des informations supplémentaires, par exemple des définitions, des éléments de contexte, le genre, la source, des synonymes et les produits associés, etc. Certains outils aident aussi à extraire des termes en fonction de critères de recherche comme l’occurrence, la fréquence et l’origine.

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Notre écosystème terminologique

À l’aide de l’extraction terminologique (Term Extract), de la gestion terminologique (TermWiki Pro), de la recherche terminologique (Term Assist), les entreprises publient leurs terminologies et leurs glossaires multilingues sur Internet grâce au widget TermWiki afin que leurs clients, employés et fournisseurs du monde entier puissent facilement les consulter. Ces glossaires en ligne sont garants de la qualité et de l’utilisation cohérente des expressions et des termes dans les domaines du marketing, de la stratégie de marque et de la conformité réglementaire à l’échelle internationale.

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Une communication d’entreprise cohérente

La gestion terminologique permet aux organisations de toute taille d’utiliser de façon cohérente les termes présents dans tous les types de communications qui accompagnent un produit ou un service.

Parmi les types habituels de communication, citons notamment les spécifications, les schémas, les données interface utilisateur/facteurs humains, les chaînes de logiciels, les systèmes d’aide, la documentation technique, les supports marketing, les documents de demande réglementaire, etc.

Ces communications étant rédigées par plusieurs personnes, la gestion terminologique est la solution la plus efficace pour garantir que l’organisation parle d’une même voix.

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Création, édition et traduction rationalisées

Disposer, dès le début d’un projet, d’une base terminologique complète et spécifique épargne aux développeurs, rédacteurs – et enfin, aux traducteurs – la tâche fastidieuse de rechercher seuls les termes et réduit le risque que les multiples participants inventent des termes multiples pour la même caractéristique, ce qui soit passe inaperçu, mais porte à confusion pour les utilisateurs, soit provoque des dépenses et des retards inutiles dus à l’harmonisation terminologique tout au long du cycle de vie du produit.

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Conformité réglementaire dans le secteur des sciences du vivant

L’industrie des sciences du vivant étant réglementée, les organisations de ce secteur sont contrôlées par les autorités publiques. Ainsi, de nombreux documents, par exemple les rapports d’essai clinique, les manuels utilisateurs et les étiquettes produits, doivent être soumis aux organismes réglementaires pour contrôle. L’utilisation cohérente de la bonne terminologie au sein d’un même document et dans l’ensemble des documents d’un dossier de soumission est un critère important de qualité formelle.

De nombreux rédacteurs, dispersés géographiquement, contribuent généralement à ces dossiers de soumission, et compte tenu des possibilités infinies d’introduction de synonymes et de variantes, la gestion terminologique constitue un élément obligatoire de tout processus de soumission bien planifié.

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Des coûts d’assistance utilisateur réduits

En l’absence de terminologie contrôlée ou de système garantissant l’utilisation cohérente des termes dans l’ensemble des documents, particulièrement entre le produit lui-même et ses instructions d’utilisation, il est prévisible que des incohérences terminologiques entraînent des coûts d’assistance totalement évitables.

Dans un environnement où les contenus sont en général créés en équipe, par ex. les rédacteurs techniques rédigent les instructions et les graphistes créent les visuels correspondants, mais où aucun ne voit son travail à la lumière du travail de l’autre collaborateur, les incohérences sont presque inévitables.

Si un terme utilisé sur une illustration ne correspond pas au terme utilisé dans le texte, l’utilisateur sera vraisemblablement désorienté. Il appellera alors inutilement l’assistance client, ou pire encore, retournera son produit pour être remboursé.

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Des coûts de stockage réduits

Un terme désigne une caractéristique ou une fonction, un produit ou un composant. Dans le cas des produits, si une organisation utilise plus d’un terme pour le même produit, il est fort probable que plusieurs codes articles (SKU) soient attribués à un seul et même produit. Cette situation génère d’une part des coûts de stockage supplémentaires et empêche d’autre part les acheteurs de bénéficier de remises sur quantité auxquelles ils auraient normalement pu prétendre.

Six étapes pour gérer votre terminologie multilingue

Pour résumer, la gestion terminologique multilingue consiste à systématiquement développer, recueillir, mettre à jour et présenter des mots qui ont une signification et une utilisation particulière dans un domaine précis. Elle est constituée des processus suivants :

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  • Identifier les termes principaux les plus étroitement liés au produit que vous comptez localiser
  • Extraire les termes hérités des versions précédentes du produit (et de la documentation correspondante) afin d’exploiter au mieux le contenu existant
  • Définir chaque terme et spécifier un ensemble d’attributs terminologiques (y compris partie du discours, contexte source, emploi, etc.) les plus pertinents possible pour le flux de localisation de votre organisation
  • Recueillir ces termes clés dans un environnement centralisé et accessible (par ex. un système ou une application de gestion terminologique)
  • Traduire chaque terme dans les langues cibles principales de votre organisation, tout en garantissant que votre terminologie d’entreprise reste cohérente dans l’ensemble des documents et des langues
  • Diffuser les glossaires multilingues à tous les groupes fonctionnels impliqués dans le cycle de développement international de votre produit

CSOFT compte parmi ses clients de nombreuses entreprises du Fortune 500 dont nous gérons les données terminologiques dans plus de 100 langues différentes. Nous pouvons également vous aider à organiser et réaliser la gestion de votre glossaire d’entreprise multilingue. Grâce à une gestion proactive et très précoce des problèmes de cohérence, nous sommes en mesure d’empêcher de petites divergences de devenir des problèmes importants à un stade ultérieur du cycle de localisation, quand les corrections demandent inévitablement plus de temps, d’efforts et d’argent.

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DIX bonnes raisons de gérer votre terminologie

Il existe une idée aussi fausse que répandue au sein des entreprises s’engageant dans la localisation qui veut que la gestion terminologique ne s’applique pas au cycle de développement de leur produit. Parce que les méthodes traditionnelles de gestion terminologique sont inefficaces ou parce qu’elles ne comprennent pas l’intérêt concret de tenir à jour un glossaire d’entreprise, de nombreuses organisations pensent que la gestion terminologique relève de l’unique responsabilité du fournisseur de services linguistiques (LSP) chargé du projet de localisation.

Étude de cas

Le terme à 71 millions de dollars

Dans les secteurs de la santé et des sciences du vivant, la qualité de la traduction de la terminologie peut avoir un impact direct sur la sécurité des patients. L’exemple que nous relatons ci-dessous est tiré du livre « Found in Translation » et illustre comment un hôpital a perdu 71 millions de dollars suite à la mauvaise traduction d’un terme.

Gérer la terminologie pour respecter la réglementation internationale

Malgré l’importance manifeste de la gestion terminologique, de nombreuses entreprises des sciences du vivant soit ne disposent pas de système suffisamment développé qui leur permettrait de gérer systématiquement leur terminologie produit, soit ne la gèrent pas du tout. Si elles devaient être auditées sur la façon dont la terminologie est créée, révisée, traduite et approuvée, nombre d’entre elles ne passeraient pas aujourd’hui l’épreuve d’un audit de la FDA.

Une réduction significative des délais de réalisation des traductions

Certains clients de CSOFT demandent non seulement que leurs projets soient d’une qualité irréprochable, mais également que ces traductions soient livrées dans des délais très serrés. Pour respecter des délais d’exécution de 48 heures pour ces projets de traduction critiques, nous avons mis au point une procédure sophistiquée dans laquelle la gestion terminologique joue un rôle central.

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Pour éviter tout retard dû à la terminologie, par exemple l’utilisation de termes erronés par un traducteur ou de simples divergences d’opinions sur la terminologie entre ce dernier et le relecteur, nous extrayons les termes clés du document source dès réception des documents du client et les faisons traduire pendant que le linguiste est déjà en train de traduire ce projet urgent.

Le glossaire bilingue est ensuite relu par le relecteur qui y apporte les modifications nécessaires. Après révision, le glossaire validé est retourné au linguiste, qui met à jour la traduction en tenant compte des modifications apportées par le relecteur, avant de soumettre la traduction pour relecture. Cette procédure garantit que tous les termes clés sont traduits correctement. Elle évite également les retards éventuels dus à des modifications terminologiques demandées par le relecteur au traducteur avant l’approbation de la traduction.

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