Wofür brauche ich Terminologiemanagement?

Kurz gesagt: Effektives Terminologiemanagement an der Quelle spart Unternehmen Übersetzungskosten in Höhe von 20 % oder sogar mehr ein, da Inhaltserstellung und Übersetzung deutlich effizienter vonstattengehen und gleichzeitig die linguistische Qualität verbessert wird.

Selbst wenn ein Verfasser oder Übersetzer spezielle Schulungen im Zielbereich erhalten hat, nimmt die Recherche hinsichtlich wichtiger Terminologie während der Inhaltsentwicklung und Übersetzung einige Zeit in Anspruch.

Daher ist es wesentlich, dass die richtigen Tools bereitgestellt werden, um genehmigte Übersetzungen schnell und dynamisch auffinden zu können, sodass sich Verfasser und Übersetzer auf das konzentrieren, was sie am besten können: technische Inhalte verfassen und übersetzen.

Wir können Ihnen helfen, das Management Ihres mehrsprachigen Unternehmensglossars zu organisieren und auszuführen

7 Millionen Begriffe und 1.800 Kategorien

Mit Benutzern aus der ganzen Welt ist TermWiki.com die weltweit größte Terminologiewebseite. Hier können Sie Begriffe und Übersetzungen in über 100 Sprachen suchen.

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Die meisten Probleme bei der Übersetzungsqualität sind terminologischer Art

Studien zufolge ist der größte beeinträchtigende Faktor bei der Inhalts- und Übersetzungsqualität die ungenaue und nicht konsistente Verwendung branchen- und fachspezifischer technischer Begriffe. Ungenauigkeiten und Inkonsistenz sorgen nicht nur für Verwirrung bei den Lesern, sondern können zudem schlechte Produktqualität und Benutzerfreundlichkeit zur Folge haben.

Darüber hinaus führt die für das Überarbeiten terminologischer Fehler verwendete Zeit zu Verzögerungen bei der Produkteinführung oder – schlimmer noch – zu potenziellen Verlusten in Millionenhöhe aufgrund von Produktrückrufen oder Bußgeldern. In der Biowissenschaft oder in anderen regulierten Branchen können Terminologiefehler zu Problemen mit der Kundensicherheit und zu Risiken bei der Einhaltung behördlicher Auflagen führen.

TaaS – Der neue Ansatz für das Terminologiemanagement

TermWiki, das erste Terminology as a Service(TaaS)-System, belebt den herkömmlichen, üblichen Ansatz für das Terminologiemanagement, denn Unternehmen werden in die Lage versetzt, ihre Terminologie effizient und in einer kollaborativen Onlineumgebung ohne Softwareinstallation von Drittanbietern zu entwickeln, zu managen und zu übersetzen.

Proaktives Terminologiemanagement

Proaktives Terminologiemanagement beinhaltet die Erstellung und Pflege einer multilingualen Datenbank mit der gesamten Terminologie für die Produkte und Marketingmaterialien eines Unternehmens. Da technische Begriffe im Allgemeinen sehr spezifisch sind und die Genauigkeit von größter Wichtigkeit ist, ist ein Ad-hoc-Ansatz beim Terminologiemanagement zum Erzielen qualitativ hochwertiger Inhalte schlichtweg ineffizient.

Von Spezifikationen und Zeichnungen über technische Dokumentationen, behördliche Dokumente und Marketingmaterial: All die verschiedenen Formen der Unternehmenskommunikation werden im Allgemeinen von unterschiedlichen Autoren an unterschiedlichen Standorten erstellt. Daher ist das Terminologiemanagement die effizienteste Lösung, um dafür zu sorgen, dass Ihr Unternehmen konsequent mit einer Stimme spricht.

Die Sicherstellung der terminologischen Konsistenz über übersetzte Dokumente hinweg verbessert nicht nur die Benutzerfreundlichkeit Ihrer Produkte, sondern gibt Ihnen auch die Möglichkeit, diese besser an die globalen Märkte anzupassen und eine einheitliche Unternehmensidentität aufzubauen.

Grenzen von Tabellen überschreiten

Fortschrittliches Terminologiemanagement beinhaltet das genauere Festlegen und Klassifizieren der Terminologie, sodass sie an spezifische Produktlokalisierungen und Projekte angepasst werden kann. Neben der benutzerfreundlichen Glossarliste in Form von Excel-Tabellen gibt es zahlreiche Drittanbietertools zum Sammeln, Definieren, Klassifizieren und Nachschlagen von Terminologie. Mit diesen Tools können Übersetzer während der Übersetzung Begriffe effizient nachschlagen und managen, denn sie bieten eine automatische Funktion zum Nachschlagen übersetzter Terminologie sowie einen rationalisierten Prozess zur Überprüfung der Übersetzung und Konsistenz. Zudem bieten gute Terminologiemanagementtools technischen Redakteuren und Übersetzern zusätzliche Informationen, wie Definition, Kontext, Geschlecht, Quelle, Synonyme und Produktabhängigkeit. Mit manchen Tools kann darüber hinaus Terminologie basierend auf bestimmten Kriterien, z. B. Aufkommen, Häufigkeit und Ursprung, extrahiert werden.

Unser Terminologie-Ökosystem

Neben der Terminologieextraktion (Term Extract), dem Terminologiemanagement (TermWiki Pro) und der Terminologiesuche (Term Assist) veröffentlichen Unternehmen mit TermWiki Widget ihre multilingualen Terminologien und Glossare über das Internet, sodass Kunden, Mitarbeiter und Zulieferer auf der ganzen Welt die benötigten Informationen leicht abrufen können. Diese Onlineglossare stellen die Qualität sicher und sorgen dafür, dass zwecks multinationalen Marketings, Markenaufbaus und Einhaltung behördlicher Auflagen Ausdrücke und Begriffe konsistent verwendet werden.

Konsistente Unternehmenskommunikation

Das Terminologiemanagement versetzt Unternehmen aller Größenordnungen in die Lage, innerhalb und über produkt- und servicebegleitende Kommunikationstypen hinweg konsistent die gleichen Begriffe zu verwenden. Typische Kommunikationstypen sind Spezifikationen, Zeichnungen, Benutzeroberflächen, arbeitswissenschaftliche Daten, Softwarezeichenfolgen, Hilfesysteme, technische Dokumentationen, Marketingmaterial, Dokumente zur Einreichung an Behörden usw. Im Allgemeinen werden diese Inhalte von verschiedenen Autoren erstellt, weshalb das Terminologiemanagement die effizienteste Lösung darstellt, um dafür zu sorgen, dass ein Unternehmen mit einer Stimme spricht.

Erstellen, Bearbeiten, Übersetzen – rationalisiert

Ein schon zu Beginn eines Projekts verfügbares, umfassendes und projektspezifisches Glossar befreit Entwickler, Autoren und letztendlich auch Übersetzer von der mühsamen Aufgabe, Begriffe selbst zu recherchieren. Zudem wird das Risiko verringert, dass mehrere Projektbeteiligte verschiedene Begriffe für die gleiche Funktion prägen, was womöglich gar nicht erst erkannt wird oder zu Verwirrung beim Benutzer sowie zu unnötigen Kosten und Verzögerungen durch die Terminologieangleichung während des Produktlebenszyklus führt.

Einhaltung behördlicher Auflagen in der Biowissenschaftsbranche

Die Biowissenschaft ist eine regulierte Branche und in diesem Bereich tätige Unternehmen werden behördlich überwacht. Das bedeutet unter anderem, dass viele verschiedene Dokumente, beispielsweise Berichte zu klinischen Studien, Benutzerhandbücher und Produktetikettierungen, bei Behörden zur Durchsicht eingereicht werden müssen. Ein wichtiger formaler Aspekt bei solch einer Einreichung ist die konsistente Verwendung korrekter Terminologie in einem Dokument, aber auch über alle Dokumente in einem Einreichungspaket hinweg. Im Allgemeinen arbeiten viele verschiedene Autoren an unterschiedlichen Standorten an solchen Dokumenten. Wenn man bedenkt, wie viele Synonyme und Varianten dabei entstehen können, wird das Terminologiemanagement zu einem zwingend notwendigen Teil jeder gut geplanten Einreichung.

Reduzierte Kosten beim Benutzersupport

Ohne kontrollierte Terminologie und/oder ein System, dass die konsistente Verwendung von Begriffen über Dokumente hinweg sicherstellt – vor allem zwischen den Produkten selbst und der jeweiligen Gebrauchsanweisung – können begriffliche Inkonsistenzen zu anderweitig völlig vermeidbaren Supportkosten führen. In einer Umgebung, in der Inhalte typischerweise von einem Team erstellt werden (z. B. schreiben technische Autoren Anleitungen und Grafikdesigner erstellen die visuellen Elemente dazu), und weder der eine noch der andere seine Arbeit im finalen Gesamtkontext zu Gesicht bekommt, sind Inkonsistenzen praktisch unvermeidbar. Wenn z. B. ein Begriff in einer Abbildung auftaucht, aber im begleitenden Text ein ganz anderer, ist der Benutzer höchstwahrscheinlich verwirrt, und ruft entweder völlig unnötig die Supporthotline an oder, schlimmer noch, verlangt eine Rückerstattung für das Produkt.

Reduzierte Lagerhaltungskosten

Ein Begriff kennzeichnet ein Merkmal oder eine Funktion, einen Artikel oder eine Komponente. Benutzt ein Unternehmen für den gleichen physikalischen Gegenstand mehr als einen Begriff, führt dies höchstwahrscheinlich zu mehreren Bestandseinheiten, die ein und demselben Artikel zugewiesen sind. Das führt nicht nur zu unnötigen Lagerhaltungskosten, sondern kann auch dazu führen, dass ein Käufer nicht den Mengenrabatt erhält, für den er sich eigentlich qualifiziert hat.

6 Schritte zum Management Ihrer mehrsprachigen Terminologie

Kurz gesagt ist das Management mehrsprachiger Terminologie der Prozess der systematischen Entwicklung, Sammlung, Pflege und Präsentation von Wörtern, die eine besondere Bedeutung und Anwendung in einem bestimmten Fachgebiet finden. Er besteht aus folgenden Schritten:

  • Identifikation der am engsten mit dem zu lokalisierenden Projekt verbundenen Schlüsselbegriffe
  • Gewinnung von Begriffen aus früheren Versionen des Produkts (und der zugehörigen Dokumentation), um dafür zu sorgen, dass der Inhalt auf größtmögliche Weise genutzt wird
  • Definition jedes Begriffs und Festlegen eines eindeutigen Satzes an terminologischen Attributen (darunter Wortart, Quellkontext, Nutzungsstatus usw.), der am besten zum Lokalisierungs-Workflow des Unternehmens passt
  • Sammlung der Schlüsselbegriffe in einer zentralisierten, zugreifbaren Umgebung (z. B. ein Terminologiemanagementsystem oder eine Softwareanwendung)
  • Übersetzung der Begriffe in die wichtigen Zielsprachen Ihres Unternehmens unter Berücksichtigung einer konsistenten Firmenterminologie über Dokumente und sämtliche Sprachen hinweg
  • Ausgabe mehrsprachiger Glossare an alle am internationalen Produktentwicklungszyklus beteiligten Funktionsgruppen

CSOFT unterstützt zahlreiche Fortune 500-Unternehmen auf der ganzen Welt beim Management terminologischer Daten in mehr als 100 Sprachen und organisiert und managt darüber hinaus mehrsprachige Unternehmensglossare. Durch das proaktive Beheben von Konsistenzproblemen in der frühen Phase eines Projekts vermeiden wir, dass sich geringe Unstimmigkeiten im späteren Lokalisierungszyklus zu ernsten Problemen ausweiten – zu einem Zeitpunkt, zu dem die Behebung unweigerlich mehr Zeit, Mühen und Geld kostet.

10 gute Gründe für das Management Ihrer Terminologie

Unter Unternehmen in der Lokalisierungsbranche herrscht das häufige Missverständnis, dass das Terminologiemanagement für ihren Produktentwicklungszyklus nicht notwendig sei. Ob dies auf die Tatsache zurückzuführen ist, dass herkömmliche Methoden des Terminologiemanagements nicht effektiv sind, oder auf den Mangel am Verständnis der konkreten Vorteile von Unternehmensglossaren – viele Organisationen sind der Meinung, dass das Management der Terminologie in der alleinigen Verantwortung des Übersetzungsdienstleisters eines Lokalisierungsprojekts liegt.

Fallstudien

Der 71-Millionen-Dollar-Begriff

Die terminologische Übersetzungsqualität im Gesundheitswesen und in der Biowissenschaft kann direkten Einfluss auf die Patientensicherheit haben. Es folgt ein Beispiel aus dem Buch “Found in Translation”, in dem dargestellt wird, wie ein Krankenhaus durch die falsche Übersetzung eines Begriffs einen Verlust von 71 Millionen Dollar erlitt.

Terminologiemanagement zur Einhaltung internationaler behördlicher Auflagen

Trotz der augenscheinlichen Wichtigkeit des Terminologiemanagements verfügen viele Unternehmen in der Biowissenschaft über keinen ausgereiften Prozess zum systematischen Management ihrer Produktterminologie oder managen ihre Terminologie gar nicht erst. Tatsächlich würden viele Unternehmen heute ein FDA-Audit hinsichtlich der Art und Weise, wie Terminologie erstellt, überprüft, übersetzt und genehmigt wird, nicht bestehen.

Erheblich reduzierte Abgabezeit bei Übersetzungen

Einige Kunden von CSOFT fordern für ihre Projekte nicht nur die Erfüllung hoher Qualitätsstandards, sondern auch die Abgabe der Übersetzungen innerhalb einer sehr kurzen Frist. Um bei solch wichtigen Übersetzungsprojekten eine Abgabefrist von 48 Stunden einhalten zu können, haben wir einen komplexen Workflow entwickelt, bei dem das Terminologiemanagement eine zentrale Rolle spielt.

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Um Verzögerungen aufgrund eventuell falsch verwendeter Begriffe oder Meinungsverschiedenheiten zwischen dem Übersetzer und dem fachlichen Prüfer hinsichtlich der Terminologie zu vermeiden, extrahieren wir unverzüglich nach Erhalt der Dateien des Kunden Schlüsselbegriffe aus dem Quelldokument und übersetzen diese, während der Linguist bereits an der Übersetzung des dringenden Projekts arbeitet.

Das zweisprachige Glossar wird dann vom fachlichen Prüfer geprüft, der eventuell erforderliche Änderungen vornimmt. Danach wird das genehmigte Glossar an den Übersetzer gegeben, der die Übersetzung aktualisiert, bevor das Projekt zur Durchsicht an den Kunden übergeben wird.

Durch dieses Verfahren wird dafür gesorgt, dass alle Schlüsselbegriffe korrekt übersetzt sind, und Verzögerungen werden vermieden, da keine terminologischen Änderungen mehr vorgenommen werden müssen, bevor die Übersetzung genehmigt werden kann.

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